「なかなか仕事が終わらない……」
「資料作りに時間がかかって、いつも後回しになっちゃう」なんてこと、ありますよね。
実は、アウトプットを早くするコツは、
気合やセンスではなくて「ちょっとした考え方のコツ」と「進め方のルール」にあるんです。
今日は、そんな「アウトプットの迷子」から抜け出すための、
今日から試せるヒントをいくつかお話ししますね。
どうして時間がかかっちゃうんだろう？ 3つの落とし穴
がんばっているのに作業が長引いてしまうとき、実はこんなパターンにハマっていることが多いんです。
🔸「もっと調べなきゃ」という準備のしすぎ
「完璧に理解してからじゃないと書けない」と思うと、どんどん時間が溶けてしまいます。
情報が多すぎると、逆に何を書いていいか分からなくなっちゃうんですよね。
🔸最初から「100点」を目指してしまう
「最初から完成品を作ろうとすると、プレッシャーで手が止まってしまいます。
実は仕事では、時間をかけた100点より、まずは早めに出した「30点」の方が喜ばれることも多いんですよ。
🔸「誰に届けるか」を忘れがち
ゴールが曖昧なまま走り出すと、途中で迷子になって「やっぱりやり直し！」なんてことになりがちです。
気持ちがフワッと軽くなる！3つの「切り替え」
効率を上げるために、まずはこんな風に考え方を変えてみませんか？
①「まずは30点」で相談してみる
まだ下書き以前の、骨組みだけの段階で「こんな感じで進めようと思ってます」と周りに見せちゃうんです。早めに方向性を確認できれば、後からの大幅な手戻りもなくなって、結果的に一番の時短になります。
②「考える」と「書く」を分ける
いきなり清書を始めるのはちょっと大変。まずは、箇条書きで「目次」だけ作ってみましょう。設計図さえあれば、あとは空欄を埋めるだけ。ぐっと楽に筆が進みますよ。
③「必要なものだけ」探しに行く
情報を全部集めるのではなく、「この結論を伝えるために必要な材料は何かな？」と、ゴールから逆算して探すのがコツです。いわば、情報の「つまみ食い」でいいんです。
迷った時のお守り！「伝わる型」を知っておこう
構成に悩んだら、ぜひ「PREP（プレップ）」という形を思い出してください。
- 結論 (Conclusion)・・・最初に「答え」を伝える
- 理由 (Reason)・・・なぜその結論に至ったのかを説明する
- 具体例 (Example)・・・納得感を高めるデータや事例を見せる
- 結論 (Conclusion)・・・最後にもう一度、要点を念押しする
この流れに沿うだけで、相手にスッと伝わる説得力のある内容が、
驚くほどスムーズに作れるようになりますよ。
まとめ
小さな習慣が、あなたを自由にしてくれる・・・
アウトプットを早くするのは、特別なスキルではなくて、ちょっとした「習慣」です。
- 完璧を求めず、早めに共有しちゃう。
- いきなり書き出さず、まず「構成」を作る。
まずは明日、一番最初に出すメールやチャットから、この2つを意識してみませんか？
肩の力を抜いて進めるだけで、きっと仕事がもっと楽しく、スムーズに回り始めるはずです・・・
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