初めに・・・

職場で、「もっとこうなれば」とか、「ここ、もっとこうしたらスムーズなのに…」と感じること、ありませんか？
せっかく良いアイデアを思いついても、「ただのワガママだと思われたらどうしよう」「上司に嫌な顔をされたくないな」と、伝えるのをためらってしまう方はとても多いです。

でも、現場の気づきをそのまま眠らせてしまうのは、あなたにとっても会社にとってもすごくもったいないこと。実は、周囲が思わず「それいいね！」と納得してしまう提案には、ちょっとしたコツがあるんです。

この記事では、あなたの素敵なアイデアを職場の新しいスタンダードにするための「仕組み化された提案の作り方」と、相手の心を動かす伝え方を簡単に分かりやすくお届けします。これをマスターすれば、あなたの仕事のしやすさが劇的に変わり、周囲からの信頼もグッと高まりますよ。

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  1. なぜ伝わらない？提案が流されてしまう3つのNGパターン
  2. 驚くほど味方が増える！　仕組み化された提案の作り方
  3. 上司が思わず「YES」と言いたくなる伝え方の工夫
  4. 終わりに

なぜ伝わらない？提案が流されてしまう3つのNGパターン

一生懸命に考えて伝えたはずなのに、なぜか上手くいかない……。そんなときは、内容の良し悪しではなく、組み立て方で損をしている可能性が高いです。まずは、ついついやってしまいがちな3つの落とし穴を見ていきましょう。

１，問題を指摘して満足してしまう・・・

「ここが非効率です」「これが使いにくいです」と不満だけを伝えてしまうと、相手には愚痴のように聞こえてしまいます。大切なのは、「だからこう変えませんか？」という解決のセットで届けることです。

２，自分だけのメリットになっている・・・

「自分が作業しやすくなるから」という理由だけだと、組織全体を動かす理由としては少し弱くなってしまいます。「チームの負担が減る」「会社全体の利益につながる」といった、みんなのハッピーに焦点を当ててみましょう。

３，気持ちだけで押し切ろうとする・・・

「絶対にこっちの方が良いと思います！」という熱意は素晴らしいのですが、それだけでは決裁する側も判断に困ってしまいます。客観的な事実や、ちょっとした目安になる数字を添えることが大切です。

驚くほど味方が増える！　仕組み化された提案の作り方

自分の考えをスッキリ整理して、相手にしっかり届けるために、ビジネスでよく使われる「PREP法」をアレンジした4つのステップを試してみてください。驚くほど説得力が増していきますよ。

〈ステップ1〉　まずは「ゴール」を伝える・・・

最初に「何をどう変えたいのか」の結論を、短い言葉でストレートに伝えます。

具体例：「日報の提出を、これまでのメール添付から、チャットツールの共有フォーマットへの切り替えを提案させてください」

〈ステップ2〉　「なぜやるのか」の背景を数字で裏付ける・・・

その変更がどうして必要なのか、現状の困りごとを具体的な数字を交えて説明します。

具体例
「今、メンバー15人が毎日のメール作成にそれぞれ10分使っており、チーム全体だと月に約50時間もの時間がかかっている状態です」

〈ステップ3〉　具体的な方法と、変わる未来をイメージさせる・・・

どのように移行していくのかの手順と、それによって得られるメリットを伝えます。もし予想されるデメリットがあるなら、その対策も一緒に添えておくと安心感を与えられます。

具体例
「チャットの定型文機能を使えば、1人3分ほどで入力が終わります。これでチーム全体の時間を月に約35時間セーブできます。最初の3日間は、念のためメールと並行して様子を見ます」

〈ステップ4〉　目指したい「ポジティブな結末」で締めくくる・・・

この提案が通った先にある、チームや会社にとっての嬉しい変化を伝えて締めくくります。

具体例
「生み出せた時間を、もっとお客様への手厚いサポートや重要な業務に充てることで、今期の目標達成に貢献できると考えています」

上司が思わず「YES」と言いたくなる伝え方の工夫

中身をしっかり作り込んだら、最後は届け方のエッセンスを取り入れてみましょう。心理学のエッセンスを取り入れた、相手が受け入れやすくなるアプローチです。

心に余裕がありそうなタイミングを狙う・・・

上司が忙しそうにパソコンを叩いている時や、バタバタしがちな週明けの午前中は避けるのが賢明です。週の後半の午後など、少しホッとしているようなタイミングを見計らってみてください。

「相談する」という姿勢で声をかける・・・

「これを導入してください！」と真正面からぶつかると、相手は無意識に「指示された」と感じて身構えてしまうことがあります。「ちょっと業務の効率化について、アドバイスをいただきたいのですが」と、頼る形でアプローチすると、味方になってもらいやすくなります。

「お試し期間」を設ける・・・

いきなり「全社で permanent に変えましょう」と言うとハードルが高く感じられますが、「まずは私のチームだけで、1週間だけ試してみませんか？」という形なら、相手も「それならやってみようか」とOKを出しやすくなります。

終わりに

提案はまわりへの優しさから生まれるもの・・・

誰かが声を上げなければ、職場のルールはなかなか変わりません。

あなたが感じる「もっとこうなればいいのに」という小さなモヤモヤは、

実は職場をハッピーにするための貴重なヒントです。

提案することは、決して生意気なことでも、わがままを言うことでもありません。

一緒に働く仲間がもっとラクに、もっと楽しく仕事ができるようにするための「思いやり」そのものです。

今回ご紹介したステップやコツを参考に、まずは小さな提案から、

あなたの手でより心地よい職場を作ってみませんか？

あなたのその一歩が、毎日の仕事を今よりもっとワクワクするものに変えていくはずです。